PATVIRTINTA
Lietuvos etnografijos muziejaus direktoriaus
2024 m. gruodžio 30 d.
įsakymu Nr. LEM-V-2024-131
LIETUVOS ETNOGRAFIJOS MUZIEJAUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TVARKOS
APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos etnografijos muziejaus (toliau – Muziejus) Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašas (toliau – Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašas) parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos Viešųjų pirkimų įstatymo aktualia redakcija (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas), Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo aktualia redakcija (toliau – Aprašas), Aplinkos apsaugos kriterijų taikymo, vykdant žaliuosius pirkimus, tvarkos aprašu (toliau – Tvarkos aprašas), kitais viešuosius pirkimus (toliau – pirkimai) reglamentuojančiais teisės aktais.
2. Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašas nustato Muziejaus pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarką nuo pirkimo planavimo iki pirkimo sutarties įvykdymo ir atsakingus asmenis.
3. Planuodamas, organizuodamas ir atlikdamas pirkimus, vykdydamas pirkimo sutartis, Muziejus vadovaujasi Viešųjų pirkimų įstatymu, Aprašu, Tvarkos aprašu, kitais įstatymais ir įstatymo įgyvendinamaisiais teisės aktais ir Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašu.
4. Organizuojant ir vykdant pirkimus turi būti racionaliai naudojamos Muziejaus lėšos ir darbuotojų laikas. Turi būti laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, skaidrumo, abipusio pripažinimo, proporcingumo ir racionalumo principų, konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų.
5. Pirkimo iniciatoriai, įvardinti šio Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 6.1 punkte.
6. Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos apraše vartojamos sąvokos:
6.1. Pirkimo iniciatorius – Muziejaus darbuotojas, kuris nurodė poreikį įsigyti reikalingų prekių, paslaugų arba darbų. Pirkimų iniciatoriais gali būti Muziejaus darbuotojai, einantys šias pareigas:
6.1.1. Direktoriaus pavaduotojas infrastruktūrai;
6.1.2. Direktoriaus pavaduotojas muziejininkystei;
6.1.3. Direktoriaus pavaduotojas – vyriausiasis fondų saugotojas;
6.1.4. Vyriausiasis finansininkas;
6.1.5. Parodų ir ekspozicijų skyriaus vedėjas;
6.1.6. Medinės architektūros tyrimų ir mokymų skyriaus vedėjas – architektas;
6.1.7. Lankytojų aptarnavimo skyriaus vedėjas;
6.1.8. Apsaugos viršininkas;
6.1.9. Rinkinių skyriaus vedėjas;
6.1.10. Ekspozicijų priežiūros skyriaus vedėjas;
6.1.11. Ūkio valdymo skyriaus vedėjas;
6.1.12. Kultūrinio kraštovaizdžio skyriaus vedėjas;
6.1.13. Restauravimo skyriaus vedėjas;
6.1.14. Rinkodaros skyriaus vedėjas;
6.1.15. Kultūros projektų vadovas;
6.1.16. Administratorius;
6.1.17. Rinkodaros specialistas;
6.1.18. Informacinių technologijų specialistas;
6.1.19. Viešųjų pirkimų specialistas;
6.1.20. Kultūrinės veiklos vadybininkas.
6.2. Pirkimų organizatorius – Muziejaus darbuotojas – Viešųjų pirkimų specialistas arba Muziejaus direktoriaus įgaliotas asmuo, kuris muziejaus nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka supaprastintus pirkimus, kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma Viešojo pirkimo komisija (toliau – Komisija).
6.3. Rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie realių bei potencialių prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą (tiekėjus, jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas ir atliekamus darbus, užimamą rinkos dalį, kainas ir pan.) rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų rengimas, skirtas sprendimams, susijusiems su pirkimais, priimti.
6.4. Sutarties vykdymo koordinatorius – Pirkimo iniciatorius arba asmuo, su kurio kompetencija yra susijęs sutarties objektas, pagal darbo sritį, atsakingas už viešojo pirkimo pagrindu sudarytos sutarties įvykdymo kontrolę.
6.5. Žaliasis viešasis pirkimas – pirkimas, kurio vykdytojas siekia įsigyti prekių, paslaugų ar darbų, darančių kuo mažesnį poveikį aplinkai viename, keliuose ar visuose prekės, paslaugos ar darbo gyvavimo ciklo etapuose.
7. Muziejus, planuodamas ir vykdydamas pirkimus, užtikrina, kad būtų pasiekti Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. liepos 21 d. nutarime Nr. 1133 „Dėl žaliųjų pirkimų tikslų nustatymo ir įgyvendinimo“ nustatyti rodikliai. Vykdomi žalieji pirkimai privalo sudaryti 100 proc. visų Muziejaus pirkimų pagal kiekį ir vertę (skaičiuojant nuo visų per kalendorinius metus sudarytų sutarčių išskyrus Nutarime numatytas išimti.
8. Kitos Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos apraše vartojamos pagrindinės sąvokos yra apibrėžtos Viešųjų pirkimų įstatyme, Apraše, Tvarkos apraše ir kituose viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose. Pasikeitus Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos apraše minimiems teisės aktams, taikomos aktualios tų teisės aktų redakcijos nuostatos.
II SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PLANAVIMAS
9. Pirkimo iniciatoriai – ateinantiems biudžetiniams metams numatomus pirkimus planuoti pradeda kiekvienų metų ketvirtą ketvirtį. Pirkimo iniciatoriai iki kiekvienų metų gruodžio 15 d. raštu ar elektroniniu paštu pateikia Viešųjų pirkimų specialistui, pagal Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 1 priede pateiktą formą, parengtą informaciją apie ateinančiais biudžetiniais metais Muziejaus skyrių reikmėms reikalingas pirkti prekes, paslaugas ir darbus.
10. Siekiant užtikrinti tinkamą planavimą, Pirkimo iniciatorius, teikdamas pirkimų poreikį, privalo kartu pateikti atliktų rinkos tyrimų suvestinę pirkimams, kurių numatoma vertė viršija 3 000 Eur (tris tūkstančius eurų) be PVM. Rinkos tyrimo suvestinė pildoma pagal Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 7 priede pateiktą formą.
11. Viešųjų pirkimų specialistas, gavęs informaciją, iki kiekvienų metų sausio 10 d. (imtinai):
11.1. priskiria Bendrajame viešųjų pirkimų žodyne (toliau – BVPŽ) nurodytus kodus;
11.2. apskaičiuoja numatomų pirkimų vertes;
11.3. parengia metinį planą pagal Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 2 priede pateiktą formą (toliau – pirkimų planas).
12. Viešųjų pirkimų specialistas, kasmet, ne vėliau kaip iki kovo 15 dienos (o patikslinus planą – nedelsiant), Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (toliau – CVP IS) skelbia tais metais planuojamų vykdyti pirkimų suvestinę. Suvestinėje skelbiama informacija apie tarptautinius, supaprastintus (išskyrus mažos vertės pirkimus), vadovaujantis Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus patvirtinto Informacijos viešinimo Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje tvarkos aprašo aktualia redakcija.
13. Viešųjų pirkimų specialistas, kiekvieną ketvirtį arba esant poreikiui peržiūri patvirtintą pirkimų planą ir, jį tikslina. Patvirtinus patikslintą viešųjų pirkimų planą, Viešųjų pirkimų specialistas, skelbia nedelsiant CVP IS sistemoje (išskyrus mažos vertės pirkimus).
14. Pirkimų planas nekeičiamas, jeigu dėl Muziejaus nenumatytų aplinkybių iškyla poreikis ypač skubiai vykdyti pirkimų plane nenurodytą pirkimą arba kai konkretaus pirkimo metu keičiasi informacija, kuri apie šį pirkimą nurodyta pirkimų plane.
15. Visi viešieji pirkimai, nepriklausomai nuo jų vertės ir būdo, organizuojami ir vykdomi naudojant Muziejaus direktoriaus patvirtintas šio Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo prieduose nurodytas dokumentų formas (pirkimų paraišką, rinkos tyrimų suvestinę, sutarties keitimo procedūros patikros lapą (Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 9 priede), tiekėjų apklausos pažymą, pirkimų planą ir kt.). Viešųjų pirkimų specialistas yra atsakingas už tai, kad šios formos būtų nuolat atnaujinamos pagal aktualias VPT rekomendacijas ir teisės aktų reikalavimus.
III SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS
16. Pirkimas inicijuojamas Pirkimo iniciatoriui parengiant ir Muziejaus direktoriui arba jo įgaliotam asmeniui pateikiant tvirtinti suderintą su vyriausiąja finansininke Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 5 priede pateiktą pirkimo paraišką. Pirkimo iniciatorius, teikdamas paraišką, joje nurodo šias pagrindines pirkimo sąlygas ir informaciją:
16.1. pirkimo objekto pavadinimą ir jo apibūdinimą, perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybes, kokybės ir kitus reikalavimus, reikalingą kiekį ar apimtis, atsižvelgiant į visą pirkimo sutarties trukmę su galimais pratęsimais;
16.2. maksimalią planuojamos sudaryti pirkimo sutarties vertę be PVM (su visais galimais pratęsimais);
16.3. jeigu paraiška paduodama dėl pirkimo, apie kurį nebus paskelbta – siūlomų (o) kviesti tiekėjų (o) sąrašą;
16.4. prekių pristatymo ar paslaugų ir darbų atlikimo terminus, pirkimo sutarties trukmę, kitas reikalingas pirkimo sutarties sąlygas arba pirkimo sutarties projektą;
16.5. nurodoma sutarties forma (rašytinė ar žodinė);
16.6. siūlymus dėl pasiūlymų vertinimo kriterijų (kainos arba kainos ar sąnaudų ir kokybės santykio), o kai siūloma vertinti ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo kriterijumi – ekonominio naudingumo vertinimo kriterijus ir parametrus;
16.7. siūlomus minimalius tiekėjų kvalifikacijos reikalavimus;
16.8. kas atliks pirkimą (pirkimo organizatorius ar sudaryta komisija);
16.9. reikalingus planus, brėžinius ir technines specifikacijas;
16.10. ar bus taikomi žaliųjų pirkimų kriterijai. Vykdant pirkimus, po kurių sudaroma rašytinė sutartis, pirkimo dokumentuose privaloma nustatyti aplinkos apsaugos kriterijus, vadovaujantis Tvarkos aprašu. Vykdant pirkimus, po kurių sudaroma žodinė sutartis, Pirkimo iniciatorius, esant galimybei, renkasi prekes ar paslaugas, kurios atitinka žaliųjų pirkimų kriterijus;
16.11. ar pirkimas bus vykdomas per centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO) katalogą; kai numatoma pirkimo vertė viršija 15 000 Eur be PVM ir pirkimas nevykdomas per CPO katalogą, paraiškoje nurodomas motyvuotas pagrindimas vadovaujantis šio Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 31 punkto nuostatomis;
16.12. kitą reikalingą informaciją.
17. Pirkimo iniciatorius, rengdamas paraišką, turi atlikti rinkos tyrimą, reikalingą pirkimo vertei nustatyti (išskyrus ypatingos skubos pirkimus).
18. Pirkimo dokumentus pagal Pirkimo iniciatoriaus parengtą ir Muziejaus direktoriaus arba jo įgalioto asmens patvirtintą paraišką rengia Pirkimų organizatorius ar Komisija.
19. Vykdant mažos vertės pirkimą, kurio numatoma sutarties vertė yra didesnė kaip 5 000 Eur (penki tūkstančiai eurų) be PVM ir jis atliekamas neskelbiamos apklausos būdu, Pirkimo iniciatorius, Pirkimo organizatorius ar Komisija privalo kviesti (arba apklausti) pateikti pasiūlymus ne mažiau kaip 5 (penkis) tiekėjus. Šis reikalavimas netaikomas tik tuo atveju, jei rinkoje objektyviai yra mažiau nei 5 tiekėjai, galintys pateikti pasiūlymą, toks faktas privalo būti pagrįstas ir dokumentuotas Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 6 priedo pateiktoje formoje.
20. Muziejui vykdant supaprastintus pirkimus, kuriuos atliks Pirkimų organizatorius, pirkimo dokumentus rengia Pirkimų organizatorius. Pirkimų organizatorius turi teisę pirkimo dokumentų nerengti, jei sutarties vertė, perkant prekes, paslaugas ir darbus mažesnė nei 15 000 Eur (penkiolika tūkstančių eurų) be PVM – tokiu atveju informacija apie pirkimo objektą ir kitas pirkimo sąlygas tiekėjui (tiekėjams) gali būti perduodama žodine ar elektronine (el. paštu.) forma.
21. Pirkimo dokumentų rengimo procesą, kai pirkimą yra pavesta vykdyti Komisijai, koordinuoja Pirkimų organizatorius.
22. Rengdami pirkimo dokumentus, Komisija ar Pirkimų organizatorius turi teisę gauti iš Pirkimo iniciatoriaus ir kitų Muziejaus darbuotojų visą informaciją, reikalingą pirkimo dokumentams parengti ir pirkimo procedūroms atlikti.
23. Pirkimo procedūros rezultatus, kai pirkimus vykdo Pirkimo organizatorius, jis fiksuoja Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 6 priedo pateiktoje formoje. Pirkimo procedūros rezultatai kai pirkimus vykdo Komisija, fiksuojami protokoluojant pirkimo eigą, vadovaujantis patvirtintų Viešųjų pirkimų tarnybos patvirtinta protokolo forma.
IV SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PROCEDŪROSE DALYVAUJANTYS ASMENYS
24. Muziejaus pirkimus vykdo, vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo 19 straipsniu, Muziejaus direktoriaus įsakymu sudaryta Komisija arba Pirkimų organizatorius. Komisijos pirmininku, jos nariais, pirkimų organizatoriumi skiriami nepriekaištingos reputacijos asmenys. Atsižvelgiant į pirkimų apimtį ir pobūdį, gali būti sudaroma Komisija vienam ar keliems pirkimams arba nuolatinė Komisija Muziejaus direktoriaus nustatytam laikotarpiui.
25. Supaprastintus mažos vertės pirkimus vykdo Muziejaus direktoriaus ar jo įgalioto asmens įsakymu paskirtas Pirkimo organizatorius, kai numatoma pirkimo sutarties vertė (be PVM) yra mažesnė už Viešųjų pirkimų įstatyme numatytas mažos vertės pirkimų ribas:
25.1. prekių ir paslaugų pirkimo sutarties vertė – neviršija – 70 000 Eur (septyniasdešimt tūkstančių eurų) be PVM (arba aktualios Viešųjų pirkimų įstatyme nustatytos ribos, jei pirkimo pradžios dieną ji yra pasikeitusi);
25.2. darbų pirkimo sutarties vertė – neviršija 174 000 Eur (šimtą septyniasdešimt keturis tūkstančius eurų) be PVM (arba aktualios Viešųjų pirkimų įstatyme nustatytos ribos, jei pirkimo pradžios dieną ji yra pasikeitusi);
25.3. pirkimus, kurių numatoma vertė pasiekia arba viršija 25.1 ir 25.2 papunkčiuose nurodytas ribas (t. y. vykdomi tarptautiniai ar supaprastinti pirkimai, nesantys mažos vertės pirkimai), privalomai vykdo Muziejaus direktoriaus įsakymu sudaryta Komisija).
26. Muziejaus direktorius atsižvelgdamas į pirkimo objekto sudėtingumą, specifiką bei rizikas, turi teisę priimti sprendimą pavesti mažos vertės pirkimą vykdyti Komisijai, net jei pirkimo vertė neviršija 25 punkte nurodytų ribų. Taip pat Muziejaus direktorius gali pavesti pirkimą vykdyti Pirkimo organizatoriui, kai pirkimą būtina atlikti ypač skubiai dėl nenumatytų aplinkybių, tačiau neviršinant VPĮ nustatytų mažos vertės pirkimų ribų.
27. Komisija veikia Muziejaus direktoriaus vardu pagal jai suteiktus įgaliojimus. Komisija dirba pagal Muziejaus patvirtintą Viešųjų pirkimų darbo reglamentą ir yra atskaitinga Muziejaus direktoriui.
28. Jeigu pirkimo objektas yra sudėtingas, o pasiūlymams nagrinėti ir vertinti reikia specialių žinių, į darbo grupę perkančiosios organizacijos vadovo sprendimu gali būti įtraukti ekspertai, nesantys Komisijos nariais.
29. Prieš pradėdami darbą Komisijos nariai, privalo susipažinti su Etiško elgesio viešuosiuose pirkimuose gairėmis1. Gairių paskirtis – apibrėžti pirkimų specialistų, pirkimo vykdytojo vadovų ir kitų dalyvaujančių pirkimo procedūrose ir (ar) galinčių daryti įtaką jų rezultatams asmenų profesinės etikos ir elgesio principus pirkimuose, užkirsti kelią neetiškam elgesiui, galimiems interesų konfliktams bei padėti priimti sprendimus, susidūrus su skirtingomis vertybėmis ir interesais.
30. Muziejus, viešojo pirkimo procedūroms iki pirkimo sutarties sudarymo atlikti, gali įgalioti kitą perkančiąją organizaciją (toliau – įgaliotoji organizacija). Įgaliotajai organizacijai Muziejus nustato užduotis ir suteikia visus įgaliojimus toms užduotims vykdyti.
31. Muziejus privalo įsigyti prekes, paslaugas ir darbus iš CPO arba per ją, kai CPO kataloge siūlomos prekės, paslaugos ar darbai atitinka Muziejaus poreikius ir Muziejus negali jų įsigyti efektyvesniu būdu, racionaliai naudodamas tam skirtas lėšas. Pirkimai, kurių numatoma vertė viršija 15 000 Eur (penkiolika tūkstančių eurų) be PVM, privalo būti vykdomi per CPO katalogą. Muziejus gali neatlikti pirkimo per CPO katalogą tik turėdamas motyvuotą sprendimą (pagrindimą),kodėl CPO siūlomos prekės, paslaugos ar darbai neatitinka Muziejaus poreikių arba kodėl pirkimas kitu būdu yra efektyvesnis. Šis pagrindimas privalo būti nurodytas pirkimo paraiškoje arba pridėtas prie pirkimo dokumentų ir saugomas Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka.
32. Kiekvieną atliktą pirkimą Viešųjų pirkimų specialistas registruoja pirkimų žurnale (toliau – Žurnalas) pateiktame Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo 8 priede.
33. Viešųjų pirkimų ataskaitas Viešųjų pirkimų tarnybai pagal Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus patvirtintas formas ir reikalavimus teikia Viešųjų pirkimų specialistas. Prieš teikiant Viešųjų pirkimų tarnybai šiame punkte nurodytą informaciją Viešųjų pirkimų specialistas privalo pateikti Muziejaus direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui šią informaciją pasirašyti.
34. Tiekėjų pretenzijas nagrinėja Muziejaus direktoriaus įsakymu paskirta Komisija arba Pirkimų organizatorius.
35. Viešųjų pirkimų specialistas, Muziejaus direktoriui paprašius, teikia jam informaciją apie pirkimų veiklą ir pastebėtus trūkumus, taip pat teikia siūlymus, kaip pirkimų veiklą tobulinti ir (ar) trūkumus pašalinti.
V SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS
36. Viešųjų pirkimų siunčiami dokumentai turi būti rengiami laikantis teisės norminiuose aktuose atitinkamiems dokumentams nustatytų aktualių reikalavimų.
37. Siunčiami dokumentai, susiję su viešųjų pirkimų organizavimu bei vykdymu, t. y.: kvietimai, pranešimai ir kt. registruojami Muziejaus siunčiamųjų dokumentų registre nustatyta bendra tvarka. Siunčiamus viešųjų pirkimų dokumentus pasirašo Muziejaus direktorius ir/arba jo įsakymu įgaliotas asmuo.
38. Gaunami dokumentai susiję su viešųjų pirkimų organizavimu bei vykdymu: pasiūlymai, prašymai, atsakymai, pretenzijos ir kt. registruojami Muziejaus gaunamų dokumentų registre (išskyrus gaunamus per CVP IS). Registruojant dokumentą nurodomas gauto dokumento numeris ir data. Gauto, užregistruoto dokumento originalas saugomas gautų dokumentų byloje.
VI SKYRIUS
VIEŠOJO PIRKIMO SUTARČIŲ SUDARYMAS IR JŲ VYKDYMAS
39. Pirkimo sutarčių projektai rengiami ir teikiami Muziejaus direktoriui Viešųjų pirkimų specialisto arba tiekėjo iniciatyva.
40. Šalims parengus viešojo pirkimo sutartį, sutarties bei jos priedų liekančių Muziejuje originalai prieš teikiant pasirašyti Muziejaus direktoriui privalomai vizuojami sutarties egzemplioriaus paskutinio lapo kairiajame apatiniame kampe žymėjimu – pareigos vardas, pavardė, parašas. Vyriausiojo finansininko, Viešųjų pirkimų specialisto bei paskirto atitinkamos pirkimo sutarties vykdymo Koordinatoriaus, pagal kuruojamą sritį. Išimtiniais atvejais, laikotarpiu kai Lietuvoje paskelbta ekstremali situacija, karantino režimas ir/ar kiti valstybės mastu galiojantys ribojimai ir/arba darbuotojas atlieka darbą nuotoliniu būdu, sutartis gali būti teikiama pasirašyti direktoriui be kitų darbuotojų vizavimo.
41. Teikiant vizuoti ar pasirašyti sutartis, pareikalavus prie jų turi būti pridedami visi dokumentai, pagrindžiantys sutarties sudarymo būtinumą bei pagrindus (pvz., direktoriaus įsakymai, protokolai, techninės užduotys, išlaidų sąmatos, pagrindžiančios sutarties kainą, sutarties vykdymo grafikai, pasiūlymai ir kiti su sutarties objektu susiję teisės aktai, jei yra).
42. Už sutarties vykdymo sistemingą kontrolę asmeniškai atsakingas pirkimo sutarties vykdymo Koordinatorius – pagal kuruojamą sritį.
43. Pasirašytos sutarties vizuoto originalo egzempliorius, liekantis Muziejuje, registruojamas ir atiduodamas laikymui Buhalterinės apskaitos ir atskaitomybės skyriaus Vyriausiajam finansininkui.
44. Pasibaigus sutarties galiojimo laikui (įvykdžius sutartyje nustatytus šalių įsipareigojimus, planuojant nutraukti, pratęsti ar keisti sutartį), sutarties vykdymo Koordinatorius visus su sutartimi susijusius veiksmus derina su Viešųjų pirkimų specialistu ir Vyriausiuoju finansininku.
45. Kai nevykdomi sutartyje ar atskiruose jos punktuose nustatyti šalių įsipareigojimai, sutarties vykdymo Koordinatorius apie tai nedelsdamas informuoja Muziejaus direktorių, kuris priima atitinkamą sprendimą dėl minėtos sutarties.
46. Sutarties šalims susitarus pratęsti sutartį (jei tai buvo numatyta sutartyje), sutarties projektas privalo būti paruoštas, suderintas vizuojant su atitinkamais atsakingais asmenimis ir pateiktas Muziejaus direktoriui ne vėliau kaip iki sutartyje, kurią norima pratęsti, nustatytų šalių įsipareigojimų įvykdymo termino pasibaigimo.
47. Pirkimo sutarčių vykdymą koordinuoja pirkimo sutarčių vykdymo Koordinatoriai ir prižiūri:
47.1. ar nėra pažeidinėjami pirkimo sutarties sąlygose nustatyti pirkimo sutarties vykdymo terminai;
47.2. jei pažeisti (buvo pažeisti) pirkimo sutarties vykdymo terminai – ar pareikalauta/ ketinama reikalauti netesybų;
47.3. jei buvo mokėjimų – ar mokant už faktiškai atliktus darbus, suteiktas paslaugas ar pateiktas prekes laikomasi apmokėjimo tvarkos ir kainų (įkainių), nustatytų pirkimo sutartyje
47.4. ar pirkimo sutarties objektas atitinka pirkimo sutartyje nustatytus reikalavimus
47.5. ar tinkamai vykdomi pirkimo sutartyje nustatyti garantiniai įsipareigojimai;
47.6. kitą informaciją ir (ar) siūlymus, kurie Pirkimo iniciatoriaus ar Pirkimų organizatoriaus nuomone yra reikalingi.
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
48. Visi su pirkimu susiję dokumentai saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo aktualios redakcijos nustatyta tvarka.
49. Asmenys, pažeidę pirkimus reglamentuojančių norminių teisės aktų ir Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo nuostatas, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.